Protokoll

Das Protokoll des EDA ist zuständig für Protokoll- und Zeremoniellfragen für den Bundesrat, die Bundespräsidentin/den Bundespräsidenten und den Vorsteher des EDA. Es organisiert offizielle Besuche und verwaltet die Privilegien und Immunitäten des diplomatischen Korps, für welches es die erste Anlaufstelle innerhalb der Bundesverwaltung ist.

Das Protokoll des EDA setzt sich aus dem Büro der Chefin Protokoll sowie der Sektion Zeremoniell und Besuche und der Sektion Privilegien und Immunitäten zusammen. 

Büro Protokollchefin

Das Büro der Protokollchefin redigiert für die Bundespräsidentin/den Bundespräsidenten protokollarische Schreiben wie Kondolenz-, Glückwunsch-, Dankes- und Grussschreiben an Staats- und Regierungschefinnen und chefs. Zudem organisiert es die Besuche der ausländischen Missionschefinnen und chefs bei der Bundespräsidentin/dem Bundespräsidenten und bei den übrigen Mitgliedern des Bundesrats. 

Das Büro der Protokollchefin koordiniert in Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden die offiziellen Besuche der ausländischen Missionschefinnen und chefs bei den Kantonsregierungen sowie die Verleihung von Titeln/Auszeichnungen an Schweizer Bürgerinnen und Bürger. Es behandelt Gesuche um Ungültigmachung von offiziellen ausländischen Pässen, neue Pässe und Unterschriftenmuster. 

Schliesslich berät das Büro der Protokollchefin auf Wunsch Bundes-, Kantons- und Gemeindestellen sowie ausländische Botschaften und Privatpersonen bei protokollarischen Fragen.

Sektion Zeremoniell und Besuche

Die Sektion Zeremoniell und Besuche organisiert Staatsbesuche und offizielle Besuche von Staatschefinnen und chefs, Regierungschefinnen und chefs, Aussenministerinnen und Aussenministern, hochrangigen Vertreterinnen und Vertretern von internationalen Organisationen und anderen ausländischen Würdenträgern, die Gäste des Bundesrats, der Bundespräsidentin/des Bundespräsidenten oder des Vorstehers des EDA sind. Bei diesen offiziellen Besuchen stellt die Sektion die Koordination zwischen den beteiligten Bundesstellen sicher.

Sie organisiert ausserdem die diplomatischen Anlässe, zu denen die Bundespräsidentin/der Bundespräsident einlädt, etwa den Neujahrsempfang des diplomatischen Korps und den alle  Jahre stattfindenden Ausflug der Bundespräsidentin/des Bundespräsidenten  für die Missionschefinnen und chefs. Des Weiteren organisiert sie den Empfang und den Ausflug im Rahmen der jährlichen Botschafterkonferenz. Die Sektion wirkt bisweilen auch bei der Organisation multilateraler Veranstaltungen oder von Treffen im Rahmen der Guten Dienste der Schweiz mit, wobei sie sich auf die protokollarischen Aspekte konzentriert.

Zu den weiteren Aufgaben der Sektion gehören die Agrémentgesuche von neuen ausländischen Missionschefinnen und chefs, die Anlässe zur Überreichung der Beglaubigungsschreiben, die Bewilligung des VIP-Service an Flughäfen, die Betreuung des Eidgenössischen Protokollreglements sowie die Behandlung von Fragen der protokollarischen Rangfolge. Die Sektion unterstützt zudem die übrigen Departemente und weitere externe Akteure  bei der Ausführung ihrer protokollarischen Aufgaben.

Sektion Privilegien und Immunitäten

Die Sektion Privilegien und Immunitäten ist zuständig für die administrative Betreuung des Personals der Botschaften und konsularischen Posten: Erfassung der Ankünfte, Mutationen und Abreisen, Ausstellung von Legitimationskarten, Eröffnung und Schliessung konsularischer Posten und insbesondere Überwachung des Personalbestands, Erteilung des Exequatur an Leiterinnen und Leiter von konsularischen Posten und des Agrément an Militärattachés.

Sie kontrolliert auch die Anwendung der beiden Wiener Übereinkommen über diplomatische und konsularische Beziehungen: Privilegien und Immunitäten, Rechtsstellung, Gegenseitigkeit, Verstösse gegen das Schweizer Recht, Bekämpfung von Missbräuchen, Schuldeneintreibung. Sie informiert über diese Themen und verfasst die entsprechenden Weisungen.

In Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden regelt die Sektion Sicherheitsfragen, Zoll- und Steuererleichterungen, rechtliche Fragen, Liegenschaftsprobleme, Visumanträge nach Artikel 16 VEA, die Zulassung von Fahrzeugen mit CD/AT/CC-Kennzeichen sowie Fragen im Zusammenhang mit dem Zugang zum Schweizer Arbeitsmarkt.

Sie führt und aktualisiert die Liste des diplomatischen und des konsularischen Korps und betreut die Online-Informationen zum Thema Privilegien und Immunitäten für diplomatische Missionen und konsularische Posten in der Schweiz sowie für ihre Angestellten, Angehörigen und privaten Hausangestellten.